In Krisenzeiten geht manches Drunter und Drüber. Gerade jetzt, wo Omnikron noch immer zu Ausfällen führt oder Lieferketten hängen, ist Flexibilität gefragt. Häufig werden Agilität und  Flexibilität als „goldene Lösung“ gepriesen. Wer kennt nicht den Spruch aus der Bewerbung jung, flexibel und belastbar?  Zur Recherche für diesen Artikel bin ich im Internet auf unzählige Artikel gestoßen, die mir helfen wollen, dass ich noch flexibler zu werden, noch anpassungsfähiger. Braucht es das wirklich? Ist das wirklich DIE Lösung?

Was ist mit Routine und Gleichmaß in den Abläufen? Inwiefern tragen diese zu einem gesunden Unternehmensleben bei? Und wie reagiert man, wenn gerade alles aus den Fugen gerät?

Ich sage es gleich vorweg: Ich bin der Meinung, dass es beides geben muss – Routine und Flexibilität. Inwieweit es jeweils ausgeprägt ist, hat individuelle Gründe.

Dieser Artikel gibt einen Einblick darauf, was Routine und Flexibilität in der Arbeitswelt eigentlich bedeuten und wie Sie und Ihr Team diese geschickt für sich nutzen können. 

Beide „Welten“ stehen in gegenseitiger Abhängigkeit.

Ein zu viel der einen, als auch der anderen ist nachteilig, ebenso ein zu wenig. Leider oder zum Glück gibt es kein pauschales Maß. Was zu viel oder zu wenig bedeutet, ist von dem individuellen Unternehmen und den darin Mitwirkenden abhängig.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen organisatorisch etwas ändern wollen, ist daher mein erster Tipp, sich selbst zu fragen: Was ist mir für unsere tagtägliche Arbeit wichtig? Was muss erfüllt sein? Machen Sie sich klar, was für Sie, als der- oder diejenige, der oder die mutig Voranschreitet das „must have“ ist.

Als Nächstes rate ich gern dazu, zu prüfen an welchen Stellen in Ihrem Unternehmen Routine-Aufgaben erledigt werden. Konkret: Wann machen wir immer das gleiche? Das „Wie“ ist erst ein späterer Schritt. Etablierte Strukturen bieten Sicherheit. Es ist ein Geländer, an dem man sich in dieser volatilen Welt festhalten kann. Es ist die Basis, auf die man nach Turbulenzen zurück kehrt. Der geschützte Raum in einem sich verändernden Außen.

Immer schön beweglich bleiben…

Und wann und wo ist Flexibilität gefragt?

Immer dann wenn Unvorhergesehenes passiert, ist eine mögliche Antwort. Corona hat uns alle Flexibilität gelehrt. Mit dem ersten Lock-Down war plötzlich alles anders. Routinen waren dahin, denn wir durften unsere Büros nicht aufsuchen, keine gemeinschaftlichen Treffen, hohe Krankenstände durch Infektionen. Das ging dann munter die folgenden Jahre so weiter und wir sind alle neugierig, was wohl im Herbst passiert.

Doch auch im Alltäglichen ist Beweglichkeit nützlich – sei es bei Kundenwünschen oder Teamentwicklungen.

Möchten Sie etwas verändern, z.B. Mitarbeitende fortbilden oder anders einsetzen, ist ebenfalls flexibles Denken und Handeln gefragt. Das bedeutet nicht, dass man sich auf alles was da so kommt anpasst. Bleiben Sie Ihren Werten und Ihrem „Warum“ treu. Flexibilität ist ein Synonym für Anpassungsfähigkeit oder Beweglichkeit. Es steht nicht für Anpassungszwang.

Trotz dessen plädiere ich hin und wieder auch für die „gezwungene“ Flexibilität. Dieses Vorgehen ist dann sinnvoll, wenn Routinen zu Abstumpfung führen oder Sie bestimmte Abläufe reflektieren möchten. Es ist meiner Erfahrung nach für Mitarbeitende und damit für den Betrieb durchaus vorteilhaft, einmal eine andere Tätigkeit auszuüben. Der Perspektivwechsel schafft Klarheit darüber, was die KollegInnen so machen, aber auch darüber, was man an der eigenen Arbeit mag. Diese Vorgehensweise steigert die Wertschätzung und das Miteinander.

Ein praktisches Beispiel aus einem Betrieb im Pferdesport:

Der Betriebsleiterin ist es wichtig, dass alle Pferde freien Auslauf haben müssen. Somit bietet sich an dieser Stelle ein guter Fixpunkt für die Bildung von Routinen. Zukünftig wird der Weide-/Paddockplan zentral zur Ausrichtung genutzt. Es wird festgelegt, wann welches Tier auf die bekannte Weide kommt und wer es dorthin bringt bzw. wie es später wieder in den Stall gelangt.

Daraus leiten sich weitere strukturierte Abläufe wie Stallarbeiten, Zeiten für Kundenbetreuung, Rehamaßnahmen und Beritt ab.

Übrigens sind Pferde, genau wie wir „Gewohnheitstiere“: Haben diese immer die gleiche Weidezeit, verinnerlichen sie das. Sie warten dann schon auf die gewohnten Abläufe, stehen zur rechten Zeit parat. Zum Reinholen kann man den Freizeitpartner dann einfach am Tor „abholen“ und tigert nicht ewig auf der Weide hinter her.

Innerhalb der einzelnen Bereiche sind individuelle Ausführungen möglich. Denn es besteht eine verlässliche Basis, auf die zurückgekommen werden kann. Durch die vorausschauende Planung, sind Ausnahmen gut vorherseh- und integrierbar. Diese Flexibilitäten können dann selbst organisiert von den Mitarbeitenden gelöst werden, z.B. eine Weidezaun-Reparatur oder ein Termin mit der Berufsgenossenschaft.

Und was ist mit dieser Agilität? Ist das nicht das Gleiche wie Flexibilität?

Agile Arbeitsweisen sind ein gutes Beispiel für die Balance zwischen Struktur und Flexibilität.

Mit Hilfe agiler Arbeitsweisen lässt es sich schnell auf Veränderungen reagieren. Hat die Kundin oder der Kunde einen Anpassungswunsch, fällt das spätestens im Review auf.

Warum gelingt das so gut? Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum einen liegt agilen Arbeitsweisen ein besonderes Mindset zu Grunde. Agile Arbeitsweisen sind menschenzentriert und lösungsorientiert (siehe auch Agiles Manifest).

Doch agile Arbeitsweisen befolgen auch feste Spielregeln. Es gibt Routinen. Gerade Scrum, mit seinen vielen Events, die möglichst immer zu gleichen Zeit stattfinden, und den festen Rollen ist ein gutes Beispiel dafür. Das ist Struktur drin.

Durch Iterationen oder fast lanes, wird der Flexibilität Rechnung getragen. Konkret: Das Produkt wird als „living artifact“ angesehen. Es lebt. Und mit ihm lebt das Backlog. Ist also veränderbar und entwickelt sich, gemäß den Wünschen der Stakeholder, weiter. Das Team ist heterogen und kann sich verändern, je nachdem, was gerade für die Produktentwicklung benötigt wird.

Gewiss gibt es noch weitere Möglichkeiten, um Reaktionsvermögen einfließen zu lassen und so die Lebendigkeit im agilen (oder klassischen) Arbeitsalltag zu erhalten.

Ich bin sicher, Ihnen fallen spontan noch mehr ein. Vielleicht mögen Sie diese hier einmal teilen.

Gern lese ich auch von Ihren Erlebnissen mit Routinen und Flexibilität.

Sie würden gern wissen, wie das konkret in Ihrem Unternehmen ist? Sehr gerne. Mit einem neutralen Blick von außen, lässt sich leichter Klarheit schaffen und das richtige Maß an Routinen und Flexibilität finden. Mit meiner Erfahrung aus der Unternehmensberatung und meiner Kompetenz in der Mediation erarbeite ich das gern mit Ihnen zusammen.

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