Viele Führungskräfte teilen ihren Teams lediglich Ziel und Abgabezeitpunkt mit. Die Mitarbeiter sollen eigenverantwortlich arbeiten, sich selbst einen Lösungsweg erarbeiten. Aber funktioniert das wirklich?

Die Selbstorganisation im Unternehmen wird mantraartig von der NewWork-Bewegung gefordert. Bei google findet man unzählige Beiträge zum Thema. Viele sehen sie sogar als DIE Arbeitsform der Zukunft an.
Selbstorganisation – neben Flexibilisierung und Agilität ist das eines der Wörter, die eine schöne neue Arbeitswelt prophezeien sollen. Eines der Wörter, das uns suggeriert: „alles wird besser“.

Aber ist das wirklich so? Oder treibt Selbstorganisation auch mentale Probleme wie „chronisches Trödeln“ (Prokrastination) voran? In diesem Beitrag möchte ich einen kleinen Blick darauf werfen und eventuelle Lösungen aufzeigen.

 

Erinnerungen an die Schulzeit

Wir alle kennen diese Situation in einem anderen Zusammenhang: Aus der Schule, der Ausbildung oder dem Studium. Erinnern Sie sich noch daran, was Sie im ersten Halbjahr der zehnten Klasse in Biologie gelernt haben? Ich erinnere mich nur noch an Herrn Salzmann und seine Pantoffeltierchen. Wann das war und was diese Pantoffeltierchen eigentlich so ausmacht, ist mir im Laufe der Jahre entfallen. Aber nicht, dass der Unterricht unfassbar lang war.  Auch in der Studienzeit bleibt man von solchen Erfahrungen nicht verschont. Dozenten führen langatmige Monologe, Studenten bereiten sich eigenständig auf Klausuren und Prüfungen vor.

Jetzt kann man fragen: „Was hat das mit Selbstorganisation zu tun?“
Nun in beiden fällen, waren zwar die zeitlichen und örtlichen Elemente, z.B. Stundenplan und Hörsaal fixiert. Aber wie man das eigene Ziel erreicht, d.h. wie der Prozess dazu aussieht, ist vollkommen egal. Genauso egal ist es, ob man Freude am Thema hat oder sich für das eigenständige Lernen motivieren kann. In der Schul- und Studienzeit zählten zwei Faktoren: bestehen und schnell weg damit.

Wichtig ist immer das Ziel, beispielsweise das Bestehen einer Klassenarbeit oder die rechtzeitige Abgabe einer Hausarbeit.

Und so wurden die Wochen vor dem Abgabetermin in den seltensten Fällen mit einem kontinuierlichem Arbeitspensum gefüllt. Stattdessen war am Ende der Zeit noch jede Menge Arbeit übrig. Der Termin der Klassenarbeit oder Klausur ist lange im Voraus bekannt. Trotzdem finden wir Gründe, erst kurz vor diesem Zeitpunkt mit dem Lernen zu beginnen. Wer kennt nicht die Nachtschichten kurz vor dem finalen Fristablauf?

Natürlich wird das aufgeschoben.

Tritt dieses Aufschieben regelmäßig auf, spricht man von Prokrastination. Tätigkeiten, die man sich ursprünglich vorgenommen hat, tut man doch nicht, trotz des Wissens dass das negative Konsequenzen hat. Keineswegs ist dieses Aufschieben eine „Drückerei“, „Bummelei“ oder „Faulheit“. Im Gegenteil es ist natürlich! Wir Menschen sind so getaktet, dass wir uns zunächst belohnen und Unangenehmes  vermeiden. Das ist etwas, das uns unsere Urahnen in den Genen mit gegeben haben.

Unser Schulsystem bestärkt dieses Verhalten durch die Ziel-Zeit-Vorgabe. Zu wenig Augenmerk wird auf den Prozess (d.h. das Lernen) selbst gelegt. Verfehlen wir das gewünschte Ergebnis, sind wir unzufrieden. Klar, liefern wir uns auch selbst gleich die Erklärung, mit dem „hätte ich mal eher angefangen“-Ausspruch. Im ersten Moment schützt das vor einer Selbstentwertung, im zweiten verstärkt es das negative Gefühl.

„Ich habe da so einen Kollegen – der drückt sich immer. Dem muss man alles sagen.“

Ein Ausspruch, den ich schon oft gehört habe. Es gibt ihn in verschiedenen Variationen („Die Mitarbeiterin versteckt sich hinter dem Kanban-Board“, „Ein Teammitglied zieht sich immer nur bequeme Aufgaben.“…) Welche Gründe gibt es dafür?

Ein möglicher Grund ist die allein gelassene Selbstorganisation.

Gebe ich als Führungskraft ein Ziel vor und lasse mein Team oder einen einzelnen Mitarbeiter damit allein, tue ich genau das gleiche wie die Schule oder die Uni.

Intensiviert wird das Symptom durch wenig konkrete oder zu hoch angesetzte Ziele. Die Folge ist ein Gefühl der Überwältigung durch die anstehenden Aufgaben. Man weiß gar nicht, wo man anfangen soll oder ob man das Ziel jemals erreichen wird. Auch fragt man sich, ob das gelieferte Ergebnis überhaupt gut genug ist. Je mehr man die Aufgaben vor sich herschiebt, umso mehr innerlicher Druck braut sich zusammen. Frust und Scham kommen auf. Das sind äußerst unangenehme Gefühle, die zu schweren psychischen Belastungen bis hin zu Depressionen und Burn-Out führen können. Wer wichtige Entscheidungen nicht fällt, wer nicht ins Tun kommt, der lebt auch nicht das Leben, das er Leben will. Oder um es in den Arbeitskontext zu bringen: er liefert nicht die Qualität oder die Tätigkeit, die er liefern möchte. Das hat Konsequenzen  – für einen selbst und für das Team.

Die gleichen Symptome treten bei einer möglichen Unterforderung auf. Auch der Gedanke: „Das mache ich mit links, deshalb mache ich es später.“ führt dazu dass Aufgaben nicht aktiv und zeitnah in Angriff genommen werden.

Deshalb gilt es zunächst einmal dieses Problem der Prokrastionation zu erkennen.

Zu wissen was zu tun ist, schafft ein Gefühl der Sicherheit.
Zu wissen, wozu man fähig ist beflügelt.

Möchte ich dass meine Mitarbeiter selbstorganisiert erfolgreich sind, ist also Führungspersönlichkeit gefragt.

Konkret bedeutet das, die Mitarbeiter zu ermutigen eigene Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen. Als Servant Leader bin ich der Unterstützer. Ich habe ein realistisches, motivierendes Ziel mit meiner Mannschaft vereinbart. Es ist es an mir, das Augenmerk auf den Prozess zu lenken. Nicht in dem ich jeden einzelnen Schritt vorgebe, sondern in dem ich Anstöße liefere und verlässlich da bin, falls es einmal hakt. Es gilt die Freude am Tun zu wecken.

Auto mit Gepäck auf Dach

Spaß am Prozess, ein Beispiel aus dem Leben.

Sind Sie auch als Kind mit Ihren Eltern mit dem Auto in den Urlaub gefahren? Falls ja, dann sind Sie selbstorganisiert gereist.

Ich erinnere mich noch sehr gut an unsere Reisen nach Italien. Auch das war ein Prozess. Er began mit dem „wann-sind-wir-endlich-da-Gequängel“ der Kinder und ging über in den atemberaubenden Anblick der Schweizer Alpen. Nach einem Abstecher in Luzern genießen wir den typischen Käse. An der Mautstelle in Mailand ärgern wir uns über Stau und hohe Gebühren. Ganz klar, negative Gefühle gehören auch einmal dazu.

Aber ich werde nie den Moment vergessen, wenn man vom Berg der italienischen Autostrada 7 auf Genua zu kommt. Das Sonnenlicht, welches das Meer glitzern lässt, die majestätische Stadt die einem zu Füßen liegt  und das Glücksgefühl, fast am ersehnten Ziel zu sein.

Auf einer solchen Reise sagt einem keiner, wo man zum Rasten anhalten soll oder wie viele Sehenswürdigkeiten auf der Strecke zu besuchen sind. Nicht einmal die Route ist vorgegeben. Stattdessen entdeckt man mit dem Verlauf der Reise, die Schönheit der verschiedenen Landschaften oder der kulinarischen Spezialitäten. Diese Anreise gehört genauso zu den Urlaubserinnerungen, wie die Tage die folgen werden.

Der erste Moment, wenn man im Hotel eintrifft und feststellt eine gute Wahl getroffen zu haben, ist erleichternd. Stellt man fest, dass die Wahl nicht so gut war, lernt man aus dem Fehler und macht das Beste aus dem Urlaub. Er wird trotzdem gut, denn man hat sich auf den Weg gemacht und hat das Ziel erreicht.

Genau dieses Bewusstsein für die Freude an der Durchführung gilt es zu wecken und in den (Arbeits-)Alltag zu transferieren.

Die Reise hat man sich selbst organisiert, aber man ist nicht allein. Sollte Unterstützung von Nöten sein, ist sie greifbar. Hat man z.B. einen Platten ruft man den Automobilklub. Versagt das Navi, fragt man sich durch.

Welche Möglichkeiten bieten sich im selbstorganisierten Arbeitsleben?

1. Erkennen des Problems: Wie bereits angemerkt, ist es wichtig das Aufschieben zu erkennen und nicht einfach als „Faulheit“ des Jenigen abzutun. Es geht darum, sich aktiv damit auseinanderzusetzen. Wieso setze ich mich nicht einfach ins Auto und fahre in den Urlaub? Was stört mich daran, mit einer Aufgabe zu beginnen? Wovor habe ich Angst?

2. Welche Aspekte an der Arbeit machen mir Freude? Filtern Sie, welche Aufgaben schon sehr gut erledigt wurden. So erkennen Sie die schlummernden Ressourcen. Bei welchen Aufgaben, ist die Freude groß? Wann stellt sich ein Flow ein? Bei unserem Reise-Beispiel kann das die Durchfahrt durch den Gotthardt-Tunnel sein oder auch das Überqueren schneebedeckter Gipfel oder auch einfach nur keine Geschwindigkeitsbegrenzung.

3. Das Zerlegen des großen Ziels in kleine Schritte ist ebenso hilfreich. Es geht nicht, sofort in einem Rutsch die Strecke Hannover – Genua zu fahren. Das erste Etappenziel kann z.B. Göttingen sein. Wichtig ist, das Erreichen dieser Etappen auch zu würdigen. Wer liebt es nicht, Einträge auf einer Liste durch zu streichen? Dieses Durchstreichen ist eine Form von Belohnung. Zeigt es doch, dass man seinem Ziel wieder näher gekommen ist. Ich bin sicher, Sie kennen noch weitere kleine Belohnungen.

4. Rahmen schaffen: Feste Strukturen schaffen die Sicherheit, die eventuell durch die Selbstorganisation verloren gegangen ist. Zu wissen, zu welchen Zeiten die eigene körperliche und geistige Leistungsfähigkeit besteht, ist Gold wert. Wann sind die produktiven und unproduktiven Phasen? Zu welcher Zeit, ist es möglich sich auf die Verpflichtung zu fokussieren? In welche Phase lege ich Aufgaben, die keine große Konzentration erfordern? Kann man diese Fragen beantworten, findet man schnell zu einem produktiven Tagesablauf.

5. Ablenkungen vermeiden: Besonders in produktiven Phasen, wenn es richtig flutscht, hat Social Media sich eine Pause verdient. Und auch die sympathische Kollegin von neben an, geht bitte mit der Kaffeetasse wieder in ihr Büro. Man trifft sich gern zum Mittag. In unserem Beispiel der Italien-Reise hält man ja auch nicht an jedem schönen Strauch an, sofern man jemals am Ziel ankommen möchte.

6. Zu Erkennen, ob die Tätigkeit im Rahmen der Möglichkeiten liegt, finde ich einen ebenfalls wichtigen Aspekt. Man kann sicherlich die o.g. Optionen testen, aber wenn sachliche oder persönliche Ressourcen nicht zur Verfügung stehen, wird die Aufgabe unlösbar (ohne Auto – keine Autoreise). Eventuell ist es dann sinnvoll sich notwendigen Mittel zu beschaffen oder die Angelegenheit zu delegieren.

Selbstorganisation ist ein Lernprozess. Warum sollten wir das lernen?

Durch das Vermitteln des Schönen im Ablauf, wird das Team begleitet und gestärkt.
Es tritt ein Bewusstsein für die eigene Handlungsfähigkeit ein.

Sicherlich ist dieses Vorgehen für Führungskräfte zunächst eine Mehrbelastung. Das bessert sich aber, je mehr die Mannschaft oder der Mitarbeiter sich seiner Kompetenz bewusst wird.

Eine große deutsche Krankenkasse hat im vergangenem Monat  eine Studie veröffentlicht, in der zum Ausdruck kam, dass die Zahl der psychischen Erkrankungen in den vergangenen fünf Jahren um 200% gestiegen ist. Ich finde, diese Zahl erschreckend.
Ist Krankheit etwas, das Sie sich für Ihre Mitarbeiter, für die Menschen und deren Familie, wünschen?  Was macht das mit Ihrem Unternehmen? Der Mitarbeiter ist eine Zeit lang abwesend und erbringt damit keinen wirtschaftlichen Nutzen für Ihr Unternehmen. Die Abwesenheit kostet sie auch eine Ersatzleistung z.B. in Form einer Springkraft. Diese muss wiederum angelernt werden und wird in der Lernphase auch noch nichts erwirtschaften. Sollte der Mitarbeiter zurück kehren, kommt die Wiedereingliederung des Mitarbeiters auf Sie zu. Ich schreibe bewusst sollte, denn weitere Studien deutscher Krankenkassen haben gezeigt, dass lediglich 1/3 der Arbeitnehmer auf Ihre Stelle zurückkehren. Klingt alarmierend und ist es auch! Welche Auswirkungen haben die Personalwechsel auf den Rest des Teams? Kommt Unruhe auf? Arbeiten alle so produktiv wie immer?

Stärken Sie Ihre Vertrauensmuskel und Unterstützen Sie, immer dann wenn Sie gebraucht werden.

Die Belohnung kann sich in jedem Fall sehen lassen:  Mit ansprechenden Arbeitsergebnissen, einer gesteigerten Produktivität, einem Team dass sich weiter entwickelt und vor allem mit gesunden zufriedenen Mitarbeitern.

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Anmerkungen:

Mir ist bewusst, dass sowohl Prokrastination als auch Selbstorganisation weite Felder sind.
Welche weiteren Faktoren selbstbestimmtes Arbeiten zu einem Erfolg machen, zeige ich deshalb in zukünftigen Blogeinträgen auf. Ich hoffe, mit diesem Beitrag einen erhellenden Blick auf das Thema gegeben zu haben.

Zugunsten besserer Lesbarkeit verwende ich häufig die männliche Form. Frauen sind jedoch stets mit gemeint.

zur Recherche genutzte Quellen: BR Podcast, „Die Lösung – Aufschieben“ 28.05.2019; Friedemann Schulz-von Thun „Miteinander Reden I“, 1990; Boris Gloger „Scrum“ 5. Auflage 2016; radioWissen-BR2 „Flexibel im Beruf -Ungezwungen überarbeitet“, 22.01.2019; Frederic Laloux „Reinventing Organizations“, 2014